Welche Informationen gehören in eine geschäftliche eMail?

Unlängst hat es in der Presse differierende Informationen über Pflichtangaben bei geschäftlichen eMails gegeben. Dieser Artikel nennt die tatsächlichen Änderungen.

Durch das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) sind seit dem 01.01 2007 die Paragraphen im Handelsgesetzbuch, im Aktiengesetz und im GmbH-Gesetz geändert worden, die regeln, dass ein Gewerbetreibender in alle Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben aufzunehmen hat (§ 37a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG).

Nunmehr gilt, dass eine Verpflichtung unabhängig davon gilt, in welcher Form der Geschäftsbrief übersandt wird. Es fand somit eine ausdrückliche Klarstellung statt, dass auch eine per eMail übermittelte Geschäftspost die im Einzelnen angegebenen Mindestinformationen zu enthalten hat.

Betroffen von der Neuregelung sind alle geschäftlichen eMails. Auch die anredefreie Antwort auf die eMail eines Geschäftspartners muss daher die gesetzlich vorgeschriebenen notwendigen Angaben enthalten. Verstöße dagegen können mit einem Zwangsgeld sanktioniert werden. Das Zwangsgeld darf eine Höhe von EURO 5.000,00 nicht übersteigen. Ob die Registergerichte fahrlässige Verstöße in dieser Weise ahnden werden, erscheint jedoch mehr als fraglich. Denkbar ist aber auch, dass Konkurrenten oder zur Klage berechtigte Verbände Verstöße zu Abmahnungen nutzen, hier also eine neue Abmahnwelle losbricht.

Auch deshalb sollen nach dem Willen des Gesetzgebers nunmehr folgende Informationen auch in geschäftlichen eMails generell auftauchen:

Einzelkaufleute, oHG und KG:
• Firma mit Rechtsform;
• Ort der Handelsniederlassung;
• zuständiges Handelsregistergericht und Handelregisternummer.

GmbH:
• Firma mit Rechtsform;
• Sitz der Gesellschaft;
• zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer;
• Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen;
• sofern ein Aufsichtrat gebildet wurde, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen.

Bei der AG:
• Firma mit Rechtsform;
• Sitz der Gesellschaft;
• zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer;
• alle Vorstände mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen, wobei der Vorstandsvorsitzende besonders zu kennzeichnen ist;
• Aufsichtsratsvorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen.

Ein Link auf die Firmen-Website allein dürfte hingegen nicht genügen. Auf Grund der klarstellenden Eingriffe des Gesetzgebers in die entsprechenden Vorschriften gebietet es sich in Zukunft, alle geschäftlichen eMails mit den notwendigen Angaben zu versehen, was nicht nur für die Geschäftsleitung, sondern für alle Mitarbeiter des Unternehmens gilt.

Martin Voß ist Rechtsanwalt in Braunschweig und berät Sie gerne in einem persönlichen Gespräch ausführlich. www.martinvoss.com.

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